O Sicoob UniCentro Br, uma das maiores cooperativas de crédito do Brasil, decidiu enfrentar o desafio de otimizar um dos processos mais recorrentes e críticos da rotina administrativa: o reembolso de despesas. Segundo estudos recentes da McKinsey & Company, a implementação de processos automatizados pode gerar uma redução de até 20% nas despesas administrativas. Esse impacto é ainda mais significativo no contexto das cooperativas financeiras, onde os ganhos em eficiência se traduzem diretamente em benefícios para todos os cooperados, promovendo maior competitividade e sustentabilidade do modelo.
Até 2023, o processo de reembolso era inteiramente manual no Sicoob, fazendo com que um colaborador se dedicasse diariamente a processar entre 50 e 60 pedidos por meio do sistema Sisbr, que não contava com integração via APIs. Cada solicitação exigia análise, aprovação, lançamentos manuais e conciliação de pagamentos. O trabalho consumia até oito horas por dia, representando um gargalo na operação e deixando a equipe vulnerável a erros humanos, retrabalho e atrasos.
A BotCity entrega uma plataforma de governança centralizada que orquestra automações open source, como scripts em Python, linguagem amplamente adotada para criar rotinas e aplicações automatizadas. A adoção de Python possibilita a integração com outras ferramentas e o aproveitamento de um ecossistema robusto de bibliotecas, permitindo às empresas automatizarem processos repetitivos, reduzir custos operacionais e avançar em suas estratégias de transformação digital.
Usando a Automação Inteligente baseada em Python e a plataforma BotCity, o Sicoob UniCentro Br desenvolveu uma solução para otimizar o processo de reembolsos corporativos. A iniciativa integra o VExpenses, uma plataforma digital amplamente utilizada para gestão de despesas e reembolsos, com o Sisbr, sistema core bancário adotado pelo Sicoob. A automação foi projetada para:
- Capturar dados de reembolso diretamente da API do VExpenses.
- Fazer registros automaticamente no sistema Sisbr.
- Consolidar os pagamentos no Sisbr e atualizar o VExpenses com os resultados.
- Orquestrar todas as etapas do processo, inclusive o agendamento e a execução, tanto na nuvem quanto no local.
Essa abordagem eliminou as intervenções manuais, garantindo eficiência e integração do sistema. O resultado foi imediato: o tempo total de execução caiu de oito para três horas, uma redução de 60%. A automação alcançou 100% de precisão, eliminando falhas humanas e padronizando as operações.
“Antes da automação com a BotCity, nosso processo de reembolso era totalmente manual e consumia praticamente o dia todo da equipe. Hoje, com o robô em Python, conseguimos concluir a mesma tarefa em apenas três horas, liberando nossos colaboradores para atividades mais estratégicas. A parceria com a BotCity realmente nos mostrou o quanto é possível simplificar e otimizar operações complexas”, afirma Ricardo Bras, gerente de TI – Transformação Digital – do Sicoob UniCentro Br.
Além dos ganhos em tempo e confiabilidade, o projeto permitiu a realocação de colaboradores para funções de maior valor agregado, reduzindo a dependência de recursos humanos em atividades repetitivas. Essa mudança contribuiu diretamente para a redução do custo total de propriedade (TCO) da operação, ao otimizar o uso da equipe e evitar a necessidade de novas contratações para dar conta do volume crescente de reembolsos. A escolha por uma solução baseada em código aberto, como Python, também contribuiu para eliminar custos com licenciamento de ferramentas low-code, gerando economia operacional.
A cooperativa já estuda aplicar automações inteligentes open-source em outras áreas críticas, como a atualização de dados de associados e fluxos operacionais internos. Os planos incluem ampliar o uso de hiperautomação em Python e modernizar ainda mais suas operações, consolidando uma estratégia contínua de eficiência, escalabilidade e inovação tecnológica.
Fonte: Agência Kasane com adaptações da MundoCoop
